Torturati delle riunioni: inutili, noiose e persino controproducenti


Prendete una classica riunione in ufficio di met mattina: nella stragrande maggioranza dei casi, dopo appena cinque minuti, ci sar qualcuno con lo sguardo rivolto allo schermo del cellulare. Non mancher chi far battute per aumentare l’empatia tra colleghi, chi si impegner in un intervento di mezz’ora per legittimare il suo status o la sua qualifica e chi non far altro che annuire di fronte al capo. Siamo torturati dalle riunioni ha scritto un po’ di tempo fa L’Economist. Perch il rischio della vita in ufficio che le giornate si trasformino in affollate sequele di impegni e appuntamenti di lavoro. Riunioni appunto, che spesso per finiscono per rendere tutti meno produttivi e ammazzare la creativit. Come ha ammesso Fiorello parlando del suo impegno in radio e del suo lento allontanamento dalla tv: La tv mi costa fatica — ha spiegato al Corriere — perch un continuo uscire da una riunione per entrare in un’altra. Con i produttori, con gli autori, con gli scenografi, con le maestranze… L’ultima cosa a cui si pensa lo spettacolo e io alla seconda riunione mi sono gi stufato.

Jeff Bezos, il fondatore e amministratore delegato di Amazon, applica in azienda una regola di base: mai programmare un meeting in cui due pizze non siano sufficienti per sfamare l’intero gruppo di partecipanti. Il motivo semplice, pi alto il numero dei partecipanti, pi aumenta la probabilit di insuccesso. Steve Jobs ai tempi della Pixar, per capire cosa andava storto in azienda, organizzava gli incontri con i vari team facendo due precise domande: Dimmi cosa non funziona. La persona rispondeva e Jobs chiedeva agli altri se erano d’accordo. Poi sceglieva un altro dipendente e chiedeva: Dimmi cosa funziona.

Secondo molti esperti, il tempo la chiave del successo di qualsiasi riunione. Nel 1957, C.Northcote Parkinson, professore e leggendario esperto di management, ha elaborato una regola molto efficace: pi tempo a disposizione si avr in riunione, pi se ne sprecher. Gran parte del problema sta nel fatto che spesso, sebbene i lavoratori detestino partecipare alle riunioni, sopportano ancora meno il fatto di esserne esclusi. Nulla cos efficace nell’indurre paranoia e malessere, di un meeting di lavoro a cui tu sei stato escluso ha scritto l’Economist. Succede cos che per evitare malcontento generale, i manager cerchino di invitare alle riunioni quante pi persone possibili, con un rischio di insuccesso che pu arrivare al 99,9%. dimostrato infatti che pi la riunione coinvolge piccoli team di persone, pi alta la probabilit di successo. Perch i partecipanti tenderanno a essere brevi, efficaci, e si aggiorneranno a turno sui progressi del loro lavoro senza perdere tempo.

C’ poi la regola di HIPPO: nell’80% delle riunioni, tutte le decisioni prese sono in linea con quello che dice mr HIPPO. Ossia l’highest-paid person’s opinion: il manager. Colui che ha indetto la riunione, il capo o meglio quello che nel meeting il pi alto in grado e guadagna di pi. E cos meno della met delle persone presenti si prender la briga di parlare perch sa gi di sprecare solo fiato. E la met del gruppo si impegner diversamente con lo smartphone. Secondo Maurice Schweitzer, professore di management alla Wharton School dell’Universit di Pennsylvania, le riunioni sono destinate al successo quando la preparazione gi fatta prima ancora di iniziare. Informare in anticipo le persone sull’agenda impedisce loro di essere colti alla sprovvista, le sorprese spesso portano a una reazione negativa ai piani. Purtroppo — ha aggiunto — un impegno neanche cos divertente e per questo il management raramente lo fa. Stabilire un obiettivo dovrebbe essere prioritario: bisogna spingere lo staff ad andare avanti su un progetto oppure solo aggiornare il team? Si vogliono capire i problemi dei dipendenti o conoscere le loro idee? Si vuole stimolare il lavoratore a condividere idee e soluzioni? Ma soprattutto, la domanda regina, quella da farsi pi e pi volte prima di mandare una convocazione : ma questa riunione davvero necessaria?

18 novembre 2018 (modifica il 18 novembre 2018 | 11:53)

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